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El número de facturas que una empresa puede emitir a lo largo de un día puede ser increíble. Y es posible que, en ocasiones, puedan cometerse errores porque se ha incluido un precio erróneo, un producto que no tocaba o, incluso, incluir mal el nombre fiscal.
Para darle solución a dichos errores, surgieron las notas de crédito. Te contamos la definición de nota de crédito, para que sepas en qué consiste y en qué ocasiones vas a poder emplearla.
¿Qué es una nota de crédito?
La nota de crédito es un documento con plena validez legal que se emplea para anular facturas o realizar correcciones en ellas.
Este documento se emplea en transacciones de compraventa donde interviene un descuento posterior a haber emitido la factura, una anulación total de la misma, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes, etc.
La nota de crédito es un documento comercial que emite el vendedor. En ella se desglosan los conceptos por los que un comprador dispone de un crédito a su favor en su relación comercial con el vendedor.
La nota de crédito permite a las empresas corregir cualquier error en las facturas que han emitido, otorgando un saldo a favor de sus clientes. Ese saldo podrá ser empleado en el futuro para posteriores compras, asegurándose así el vendedor esa entrada de dinero.
Por ley, está prohibido eliminar facturas emitidas. Así que, el vendedor tiene la opción de, en caso de haber emitido una factura con algún error, modificarla. Uno de los modos de hacerlo es a través de la nota de crédito. Imagina, por ejemplo, que emites una factura a tu cliente por un servicio de cobertura de vídeo y fotografía. Sin embargo, la factura es errónea porque el servicio que finalmente se va a contratar es de reportaje de vídeo. La empresa, tras hablar con su cliente y llegar a un acuerdo, le envía una nota de crédito con el importe de la anulación de la factura original.
Para que te quede más clara la definición de la nota de crédito, vamos a detallarte algunas de las situaciones en las que puede emitirse una nota de crédito:
- Proporcionar algún descuento a tu cliente y que no se especificó en la primera factura.
- Corrección de errores de la factura emitida en origen. Por ejemplo, diferencias en precios entre importe cobrado y facturado.
- Devoluciones del cliente por mercancías dañadas.
- Anulaciones o bonificaciones.
¿Cómo hacer una nota de crédito?
Es importante que tengas en cuenta que la información que debe figurar en la nota de crédito debe ser exactamente la misma que en la factura; pero, además, se incluirá el motivo por el que se está emitiendo dicha nota de crédito. Ya te hemos dado algunos ejemplos, para que te sea más fácil identificar en qué casos acudir a la emisión de la nota de crédito con tus clientes.
La nota de crédito, por tanto, sirve como un comprobante que la empresa envía a su cliente para acreditar la devolución de una determinada cantidad de dinero por el concepto que se indica en la misma nota de crédito: ya sea por devolución por daños, bonificación, corrección de error, etc.
Las notas de crédito las podrás emitir del mismo modo que emites las facturas, en formato de papel o vía electrónica. No obstante, te aconsejamos que apuestes por su emisión electrónica, puesto que realizarás un mejor control contable, facilitando la trazabilidad de toda la documentación; en formato papel, siempre corres el riesgo de que se extravíe la nota de crédito que hayas emitido, no teniendo luego forma de justificar dicha operación.
